Utilice el sistema de control de acceso para admitir invitados, registrar la asistencia en las salas de conferencias o escanear entradas para la recopilación de datos en los stands de ferias comerciales.
Inicio rápido
Cada boleto se emite con un código único. El mismo código está impreso en el boleto como números legibles y también está codificado como código QR y código de barras, para que el personal de la puerta pueda escanearlo o introducirlo manualmente.
Utilice el sistema de acceso con boleto en el control de acceso para escanear los boletos a medida que lleguen los asistentes. Se aceptará un boleto válido y se marcará como usado. Se rechazarán los boletos no válidos, los boletos reembolsados, los boletos para otro evento y las copias duplicadas de un boleto que ya haya sido utilizado.
Para escanear, vaya a Panel de control > Eventos y recintos > Control de acceso, o abra https://www.Ticketor.com/gate en el teléfono, tableta o computadora portátil que esté escaneando. También puedes instalar la aplicación Ticketor Gate desde Google Play o App Store.
Escanee este código QR para abrir el control de acceso:
Si la aplicación solicita el sitio web, ingrese Ticketor.com y luego inicie sesión con su correo electrónico y contraseña de administrador o controlador de puerta.
Seleccione uno o varios eventos en la aplicación web, luego vaya a la pestaña Cámara y escanee el código QR o el código de barras del boleto. El sistema de control de acceso verifica los boletos con el evento o eventos seleccionados. Observe y escuche el resultado: un boleto aceptado muestra un mensaje de confirmación y un pitido; un boleto no válido o duplicado muestra un mensaje de rechazo y un pitido más largo.
Al seleccionar varios eventos, puede escanear las entradas de todos ellos. En línea, la búsqueda de asistentes y la información del comprador también abarcan los eventos seleccionados. En el modo de admisión de entradas, las estadísticas incluyen totales combinados y un recuento independiente para cada evento. La selección de varios eventos solo está disponible actualmente en la aplicación web; las aplicaciones nativas para iOS y Android siguen admitiendo un evento a la vez.
También puedes admitir invitados buscando su correo electrónico, teléfono, nombre o número de confirmación. Si es necesario, introduce manualmente el código del boleto en el campo de código de barras o utiliza un escáner de código de barras Bluetooth o USB en modo teclado/HID para que el escáner lea el código y lo introduzca en la casilla, lo que permite un escaneo más rápido.
Para grupos grandes en el modo de admisión con boleto, después de escanear un boleto válido en línea desde la pestaña Código de barras o la pestaña Cámara, use la opción Obtener otros boletos de la misma compra para obtener la lista de los boletos restantes sin escanear de esa compra. El personal puede entonces tocar cada boleto de la lista para permitir el acceso al resto del grupo más rápidamente. Actualmente, esta opción solo está disponible a través de la aplicación web.
Para salir y volver a entrar, active el modo de salida en el control de acceso y escanee la entrada del visitante al salir. Esto elimina el estado de entrada, permitiendo escanear la misma entrada nuevamente cuando el visitante regrese. Vuelva al modo de entrada para el acceso normal.
Admisión de boletos y control de asistencia y recopilación de datos
- Entrada con boleto: Admita los boletos válidos y márquelos como ingresados. Los intentos de entrada repetidos se rechazan por duplicados. Escanee un boleto en modo de salida para permitir el reingreso.
- Asistencia y recopilación de datos: Verifique los boletos válidos sin cambiar el estado de admisión. El boleto puede escanearse varias veces, incluso después de la admisión. Use este modo para registrar la asistencia en salas de conferencias o datos en stands de ferias comerciales. La búsqueda de asistentes y la consulta de información de compradores requieren conexión a un servidor.
Conceda cualquiera de los dos modos, o ambos, desde la pestaña Roles y permisos del usuario en el Controlador de acceso. Los usuarios existentes conservan la admisión con boleto de forma predeterminada; la asistencia y la recopilación de datos deben otorgarse explícitamente. Las restricciones del organizador y del evento se aplican en ambos modos. Consulte Roles y permisos de usuario para obtener instrucciones de configuración.
Cada vez que acceda a la página de acceso web, se seleccionará la opción Admisión de boletos si tiene permiso; de lo contrario, se seleccionará Asistencia y recopilación de datos. El personal con ambos permisos puede cambiar de modo desde Acciones. En el modo Asistencia, un banner identifica el modo y oculta el estado de admisión, los controles de salida/reingreso y el acceso directo para admitir otros boletos. Al volver a Admisión de boletos, el escaneo vuelve al modo Entrada.
Registro e informe de asistencia
Para guardar los registros de asistencia, active la opción «Guardar información de auditoría para entradas, salidas y registros de asistencia» en el editor de eventos o reservas y realice el escaneo en modo en línea. Cada registro de asistencia válido crea un registro de auditoría independiente, incluso si se escanea el mismo ticket varias veces. Si la auditoría está desactivada, el ticket se puede consultar, pero no se guarda ningún registro de asistencia.
Utilice una cuenta de escaneo independiente para cada sala o cabina para identificar dónde se recopiló la asistencia o los datos. En el Informe de acceso y escaneo, seleccione el evento y use el modo de escaneo para elegir Todos los modos, Admisión con boleto o Asistencia y recopilación de datos. Use Escaneado por para seleccionar una cuenta de escaneo. Al seleccionar Asistencia o un usuario de escaneo, se incluyen automáticamente los registros de auditoría. Admitido y No admitido se refieren al estado de admisión con boleto. Los registros filtrados también se pueden imprimir o exportar.
Si falla una solicitud de asistencia en línea, la verificación local del ticket no confirma que se haya registrado la asistencia. Revise el mensaje de error e inténtelo de nuevo cuando se restablezca la conexión.
Actualmente, la opción de cambiar de modo está disponible en la aplicación web; próximamente se implementarán controles de asistencia específicos para Android e iOS. Las versiones anteriores de la aplicación utilizan la admisión mediante ticket para las cuentas con permiso de acceso. Los escaneos en línea de cuentas con acceso restringido utilizan automáticamente la función de asistencia; se rechazan los escaneos de salida y el estado de admisión.
Detalles adicionales
Para obtener información sobre equipos compatibles y adquirir uno, consulte Buscar/Comprar equipos de taquilla y escaneo. Para obtener información sobre el modo quiosco (aplicación única/modo fijo), consulte Ejecutar la aplicación de control de acceso y punto de venta en modo quiosco.
Cómo funciona la validación de entradas
El control de acceso compara cada código escaneado con las listas de entradas válidas para los eventos seleccionados. El sistema de admisión de entradas también verifica si la entrada ya ha sido utilizada; el sistema de asistencia y recopilación de datos acepta las entradas válidas independientemente de su estado de admisión.
- Entradas Inválidas: Entradas fraudulentas, entradas reembolsadas o entradas para otro evento o actuación.
- Entradas Duplicadas: En el modo de admisión con boleto, se rechaza un boleto que ya ha sido marcado como ingresado. Se permiten escaneos válidos repetidos en el modo de asistencia y recopilación de datos.
Tras un escaneo de admisión válido, el código se marca como usado para evitar la entrada de duplicados. En el modo en línea, todos los dispositivos de acceso se sincronizan con el servidor, de modo que un escaneo en un acceso se refleja en los demás.
Para obtener más información, lea esto artículo.
Métodos de validación
Método 1: Lista de Admisión
Para eventos pequeños con una sola puerta, imprime la Lista de admisión desde Panel de control > Informes > Lista de admisión. Lee el código numérico de cada entrada, búscalo en la lista y márcalo.
Método 2: Control de puerta en un dispositivo
Utilice un teléfono inteligente, tableta o computadora portátil (el "dispositivo") con nuestra aplicación de escaneo, utilizando la cámara del dispositivo o un escáner de código de barras Bluetooth/USB opcional.
Acceso y roles
Inicie sesión con una cuenta que tenga acceso de Administrador, Informante, Controlador de Puertas u Organizador de Eventos al Control de Puertas. El modo de escaneo seleccionado también debe estar habilitado en los permisos del usuario.
- Los administradores y reporteros pueden consultar todos los eventos.
- Los organizadores de eventos solo pueden escanear los eventos que organizan.
- Los controladores de puerta pueden escanear todos los eventos o pueden estar restringidos a eventos para ciertos organizadores de eventos.
Si se le solicita que permita que el sitio web guarde datos en su dispositivo, permítalo. Esto permite la carga incluso sin internet.
Notas sobre el escáner y la cámara
Las cámaras pueden escanear tanto los boletos impresos como la pantalla del teléfono del comprador. Los códigos QR suelen escanearse más rápido y de forma más fiable que los códigos de barras, así que utilice códigos QR siempre que sea posible.
Los escáneres externos Bluetooth o USB pueden ser más rápidos que una cámara. Utilice un escáner que pueda leer el código de barras o el código QR y transmitir el valor como texto plano al dispositivo (modo HID/teclado). Los escáneres 2D leen tanto códigos de barras como códigos QR; los escáneres 1D solo leen códigos de barras.
Para probar un escáner externo, abre cualquier aplicación con un campo de texto, activa el campo y escanea un billete. El código debería aparecer como texto sin formato.
Detrás de escena / Resultados primarios rápidos / Emergencia por corte en la red
Al abrir el Control de Acceso, el dispositivo descarga los códigos válidos más recientes y el estado de acceso. Los escaneos de admisión actualizan el estado de acceso en su copia local. Los escaneos de asistencia no modifican el estado de acceso.
Validación rápida:Cada escaneo muestra un resultado primario instantáneo con datos locales (verde claro/rojo), luego se confirma con el servidor para la validación final y cambia el color a verde/rojo más oscuro (resultado final). En redes lentas, generalmente se puede confiar en el resultado primario.
Emergencia por corte en la red:Si la red falla, puede continuar escaneando con los datos almacenados localmente. Esto permite validar tickets y detectar duplicados hasta cierto punto.
Validación sin conexión:
Si no dispone de Internet confiable en la puerta, puede utilizar el modo sin conexión con algunas limitaciones.
En la aplicación web, la función de Asistencia sin conexión y recopilación de datos acepta los boletos reconocidos en los datos descargados, incluidos los boletos ya admitidos o asignados a otro número de puerta de acceso. No modifica el estado de admisión, no guarda registros de auditoría ni carga escaneos de asistencia después de la reconexión. Las versiones antiguas de las aplicaciones para iOS y Android no pueden descargar datos sin conexión para cuentas de solo asistencia. Las instrucciones sobre el número de puerta que se indican a continuación se aplican a la admisión con boleto.
Después de seleccionar el evento, elija “Fuera de línea” como método de validación.
Seleccione "Número de puertas". Todos los dispositivos deben usar el mismo valor.
Asigne a cada dispositivo un número de puerta (Puerta n.° 1, Puerta n.° 2, etc.) y etiquete los dispositivos en consecuencia.
Con varias puertas en modo sin conexión, cada puerta admite solo un subconjunto de entradas (un rango) para ayudar a detectar duplicados. Cada entrada muestra un valor "G" (G1 a G10) debajo del código de barras. El sistema indica qué valores G admite cada puerta. Coloque letreros para que los visitantes entren por la puerta correcta según su valor G.
Haga clic en "Descargar datos" para descargar códigos válidos a su dispositivo.
Notas:
- Descargue/actualice los datos después de completar los cambios de tickets. Puede seguir vendiendo tickets después de descargar los datos.
- No vuelva a cargar los datos una vez que haya comenzado el escaneo, ya que se sobrescribirá el historial de entradas y podrían perderse los duplicados.
- En el modo sin conexión, las devoluciones/reembolsos deben desactivarse después de descargar los datos.
Buenas prácticas en la puerta:
-
Para eventos medianos y grandes, la velocidad es fundamental. Asigne a un miembro del personal (a menudo con una tableta más grande) para gestionar las excepciones y así mantener la fila principal en movimiento.
-
Escaneo con una mano: Los escáneres Bluetooth recomendados se pueden conectar a la parte trasera del teléfono. Puede usar cinta adhesiva doble, como las Cintas reutilizables Scotch®.
Probando con entradas reales:
Realice pruebas de escaneo comprando entradas y posteriormente anulando la factura y devolviendo las entradas, o bien realice pruebas con pedidos existentes de los informes.
Para desescanear los tickets, tienes dos opciones:
1- Cambie al ‘Modo de salida’ y escanee los mismos tickets para marcarlos como no ingresados.
2- Edite el evento y utilice ‘Restablecer el resultado del escaneo’ desde la pestaña de detalles.
Reportando las entradas escaneadas:
1- El Panel de control > Informes > Informe de análisis Muestra cada ticket y su último escaneo (una fila por asistente). Si se habilitan los registros de auditoría, se pueden mostrar todos los escaneos de entrada y salida.
2- El informe Panel de control > Informes > Tickets vendidos incluye una columna "Escaneado" que muestra si se escaneó un ticket (y cuándo).
Nota: De forma predeterminada, solo se registra la hora del último escaneo. Active los registros de auditoría del evento para registrar cada escaneo de entrada/salida y el usuario del controlador de la puerta.
