Utilisez le système de réservation lorsque les clients réservent un créneau horaire pour un service, un rendez-vous, un cours, une visite, une location ou toute autre activité programmée.
Créez et gérez les réservations depuis « Panneau de contrôle > Événements et lieux > Réservations ». Commencez par saisir les informations relatives aux réservations des clients : lieu et modalités de participation, dates de disponibilité, services ou options proposés, prix, questions, confirmations et règles d’annulation ou de report.
Principes de base de la réservation
- Réservation: Service, rendez-vous, location, cours, excursion ou autre activité que les clients peuvent réserver. Modifiez la réservation pour en changer le titre, le lieu, la disponibilité, les services, les prix, les questions, les confirmations et les conditions.
- Disponibilité: Indiquez les créneaux horaires disponibles pour les réservations. Précisez vos disponibilités (jours et heures), puis ajoutez les périodes exclues pour les jours fériés, les congés ou les jours de fermeture.
- Période de réservation : Ce système permet de contrôler les dates de réservation des clients pour chaque rendez-vous ou location. Par exemple, vous pouvez ouvrir les réservations 30 jours avant chaque rendez-vous et les fermer la veille.
- Emplacement: Lieu du rendez-vous, du cours, de la visite ou de la location. Les clients sont présents physiquement, sauf configuration contraire de la réservation.
Si vous connaissez les événements récurrents sur Ticketor, les réservations sont très similaires, à ceci près :
- L'heure de début est choisie par l'acheteur et non fixée par l'organisateur.
- Un créneau horaire ne peut être réservé que par un seul acheteur ou groupe. Une fois réservé, personne d'autre ne peut le réserver.
- La durée est définie par le groupe de services. Les options de réservation de ce groupe de services utilisent la même durée.
Services et prix
- Groupe de services : Utilisez un groupe de services lorsque la durée, la capacité ou le type de réservation diffèrent. Exemples : location de bateau de 30 minutes, location de bateau d’une heure, location privée pour 6 personnes maximum, cours collectif pour 20 personnes maximum, excursion standard, excursion premium, jet ski individuel ou bateau ponton.
- Capacité: La capacité indiquée est par réservation pour ce groupe de services. Les capacités ne sont pas cumulées entre les groupes de services. Lorsqu'un service est réservé, les autres services du même calendrier de réservation sont indisponibles pour cette période.
- Option de réservation : Utilisez les options de réservation pour connaître les autres tarifs au sein du même groupe de services et pour la même durée, tels que les tarifs adulte, enfant, membre, non-membre, réservation anticipée, tarif de groupe, tarif en semaine, tarif week-end ou tarif du matériel.
- Durée et tampons : Définissez la durée du groupe de services. Les options de réservation associées utilisent automatiquement cette durée. Des marges optionnelles permettent d'ajouter du temps avant ou après la réservation afin de vous laisser le temps de vous préparer, de nettoyer, de vous déplacer ou de remettre le matériel en marche.
Exemple : Pour la location de bateaux, créez des groupes de services distincts pour les locations de 30 minutes et d’une heure. Pour chaque groupe, ajoutez des options de réservation telles que : adulte, enfant, membre, non-membre, tarif en semaine ou le week-end. Si un client réserve un bateau à 9 h, le calendrier de réservation est bloqué pour cette plage horaire, même si le groupe n’utilise qu’une partie de la capacité.
Exemple : Pour les cours, créez des groupes de services distincts selon la durée ou le nombre de participants, par exemple un cours particulier pour une personne et un cours collectif pour 10 personnes. Proposez des options de réservation par type de client, abonnement, tarif préférentiel ou tarif de groupe.
Si vous proposez des services similaires ou différents, créez une réservation pour chaque ressource et attribuez-leur la même catégorie. Par exemple, si vous avez 5 jet-skis, créez 5 réservations identiques dans la même catégorie. Si plusieurs membres du personnel peuvent assurer le même rendez-vous, créez une réservation pour chacun d'eux dans la même catégorie. Utilisez ensuite le lien de réservation par catégorie depuis l'onglet « Promouvoir » pour partager une page où les clients peuvent réserver n'importe quelle option disponible dans cette catégorie.
Liens vers le calendrier
Joignez les calendriers utilisés pour cette réservation. Chaque calendrier lié peut être utilisé pour vérifier la disponibilité, ajouter des réservations confirmées ou les deux.
Utilisez « Vérifier la disponibilité » pour les calendriers qui doivent bloquer les périodes de forte affluence, comme le calendrier du personnel, des salles, des bateaux ou du matériel. Utilisez « Ajouter une réservation » pour les calendriers qui doivent recevoir la confirmation définitive du rendez-vous ou de la location.
Vous pouvez associer plusieurs calendriers. Cela s'avère utile lorsqu'une réservation dépend d'une personne, d'une chambre et d'un équipement.
Ce que les clients voient
Les clients ouvrent la page de réservation, choisissent un service, une date, puis un créneau horaire disponible. Les créneaux disponibles sont calculés en fonction de votre planning, des créneaux non réservés, de la plage horaire de réservation, des réservations existantes et des calendriers associés.
Lorsqu'un client ajoute un créneau horaire à son panier, Ticketor le réserve. Si le panier est vidé ou si le créneau expire, la réservation est libérée et le créneau peut être remis à disposition.
Confirmation, annulation et rapports
Utilisez les paramètres de confirmation et d'annulation pour choisir les modes de livraison, les images de confirmation, les règles d'annulation, les règles d'échange ou de report, ainsi que les questions auxquelles les clients doivent répondre.
Utilisez le rapport de réservation pour consulter les réservations programmées, les listes de réservations exportées, les réservations annulées le cas échéant et les calendriers quotidiens.
