Cette section explique comment valider les billets à l'entrée et contrôler les admissions.
Pour en savoir plus sur les équipements compatibles et en acheter, consultez Trouver / Acheter des équipements de billetterie et de numérisation.
Pour en savoir plus sur le mode kiosque (application unique / mode épinglé), consultez Exécution de l'application Gate Control et POS en mode kiosque.
Comment fonctionne la validation des billets ?
Le contrôle d'accès valide les billets à l'entrée et admet les billets valides tout en refusant les billets invalides et les doublons.
- Billets invalides : Billets frauduleux, billets remboursés ou billets pour un autre événement ou spectacle.
- Billets en double : Le même billet imprimé ou photocopié et utilisé plus d'une fois.
Chaque billet comporte un code numérique unique, affiché sous forme de texte (sous le code-barres) et encodé à la fois sous forme de code-barres et de code QR. Tous représentent la même valeur.
À l'entrée, vérifiez le code et comparez-le à la liste des codes valides de l'événement. Si le code figure dans la liste, le billet est valide.
Après un scan valide, le code est marqué comme utilisé afin que les doublons de billets identiques ne puissent pas être admis.
La rapidité est essentielle : la numérisation et la validation doivent être aussi rapides que possible afin d'éviter les retards à l'entrée.
Si vous avez plusieurs portes, la synchronisation est essentielle pour qu'une analyse effectuée à une porte soit immédiatement répercutée sur toutes les portes.
Ticketor prend en charge les événements de toutes tailles, des petits rassemblements aux grands concerts et festivals ; choisissez la méthode qui vous convient.
Pour en savoir plus, lisez ceci article.
Méthodes de validation
Méthode 1 : liste d'admission
Pour les petits événements avec une seule entrée, imprimez la liste des admissions depuis Panneau de contrôle > Rapports > Liste des admissions. Lisez le code numérique de chaque billet, trouvez-le sur la liste et cochez-le.
Méthode 2 : Utiliser un smartphone/tablette/ordinateur portable avec un lecteur de code-barres externe en option
Utilisez un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable (l’« appareil ») avec notre application de numérisation, en utilisant soit la caméra de l’appareil, soit un lecteur de codes-barres Bluetooth/USB en option.
Numérisation des billets :
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Installez l'application :
Utilisez l'application web : installez la dernière version de Google Chrome ou de Safari (iOS). Ensuite, depuis votre portail Ticketor, accédez à « Panneau de contrôle > Événements et lieux > Contrôle d'accès » ou utilisez le lien direct : https://www.Ticketor.com/gate.
Pour installer l'application web sur votre téléphone, ouvrez le menu de votre navigateur et sélectionnez « Ajouter à l'écran d'accueil ». Une icône sera alors créée, permettant un accès plus rapide, à l'instar d'une application native.
Vous pouvez également installer l'application « Ticketor Gate » depuis Google Play ou App Store. Toutes ces applications fonctionnent de manière similaire et offrent les mêmes fonctionnalités.
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Connectez-vous à l'application :
Connectez-vous avec un compte disposant des rôles d'administrateur, de contrôleur de portail ou d'organisateur d'événements.
- Les administrateurs peuvent analyser tous les événements.
- Les organisateurs d'événements ne peuvent scanner que les événements qu'ils organisent.
- Les contrôleurs d'accès peuvent scanner tous les événements ou se limiter aux événements organisés par certains organisateurs.
Si l'on vous demande « Adresse du site Web », utilisez Ticketor.com.
Si le site web vous demande l'autorisation d'enregistrer des données sur votre appareil, acceptez-le. Cela permettra le chargement même sans connexion internet.
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Sélectionnez l'événement que vous souhaitez analyser.
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Si une connexion internet est disponible à l'entrée (Wi-Fi/réseau cellulaire), sélectionnez « En ligne » (recommandé). Sinon, sélectionnez « Hors ligne » et consultez la section correspondante ci-dessous.
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Rendez-vous au contrôle d'accès.
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Démarrer la numérisation :
Vous pouvez lire le code figurant sur le billet de différentes manières :
Appareil photo : Appuyez sur l’icône/l’onglet de l’appareil photo, puis maintenez le code QR (de préférence) ou le code-barres affiché jusqu’à ce qu’il soit scanné.
Saisie manuelle : appuyez sur la case Code-barres, saisissez le code et appuyez sur Entrée.
Scanner externe : appuyez sur la case Code-barres pour activer le champ (il doit être actif). Scannez un ticket avec votre scanner externe. Le scanner lit le code-barres ou le code QR et saisit la valeur dans la case Code-barres.
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Recherchez le résultat :
En mode en ligne, l'appareil vérifie les billets auprès de la base de données de Ticketor et affiche le résultat instantanément. Cela permet de synchroniser tous les portiques d'accès et de prendre en charge les modifications de dernière minute (nouvelles ventes, nouveaux billets, remboursements) même après l'ouverture des portes. (Pour les options hors ligne en cas d'absence de connexion internet, veuillez poursuivre votre lecture.)
Si le billet est valide, l'appareil émet un signal sonore de confirmation. Vous pouvez alors consulter les informations de l'acheteur, le type de billet, le siège et les détails de l'achat, ou saluer le visiteur par son nom.
Après avoir scanné un billet valide, vous pouvez continuer à scanner en continu sans toucher l'écran.
Si le billet est invalide ou s'il s'agit d'un doublon, vous entendrez un bip de refus plus long et une fenêtre contextuelle affichera le motif. Vous devez fermer cette fenêtre avant de scanner le billet suivant. S'il s'agit d'un doublon, la fenêtre contextuelle indiquera également l'heure du premier scan.
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Connexion d'un scanner externe (facultatif) :
Vous pouvez utiliser un lecteur de codes-barres externe Bluetooth ou USB à la place de l'appareil photo. Les lecteurs externes lisent les codes-barres/QR codes plus rapidement et à une plus grande distance qu'un appareil photo.
Vous pouvez utiliser n'importe quel lecteur capable de lire le code-barres ou le code QR et de transmettre la valeur sous forme de texte brut à l'appareil (mode HID/clavier). La plupart des lecteurs sont compatibles.
Le lecteur fonctionne comme un clavier : il lit le code et le saisit dans le champ « Code-barres », qui est ensuite soumis à validation. Les téléphones et les tablettes utilisent généralement des lecteurs Bluetooth ; les ordinateurs portables et de bureau peuvent utiliser des lecteurs USB.
Suivez les instructions de votre scanner pour le connecter/l'appairer avec l'appareil. Si vous possédez plusieurs appareils et scanners, étiquetez-les afin de savoir quel scanner est associé à quel appareil.
Pour tester le scanner, ouvrez une application comportant un champ de texte (par exemple, une application de messagerie), appuyez sur le champ pour l'activer, puis scannez un ticket. Le code devrait s'afficher en clair.
Quelques remarques :
Les caméras peuvent scanner les billets imprimés et l'écran du téléphone de l'acheteur ; certains scanners externes plus anciens peuvent ne pas être en mesure de lire les informations sur les écrans de téléphone.
Les appareils photo scannent les codes QR plus rapidement et de manière plus fiable que les codes-barres ; utilisez les codes QR lorsque c’est possible et assurez-vous que votre appareil photo est de qualité suffisante pour les scanner facilement.
Il existe deux types de scanners : les scanners 1D et les scanners 2D. Les scanners 2D lisent à la fois les codes-barres et les codes QR ; les scanners 1D ne lisent que les codes-barres. Les scanners 2D sont généralement préférables.
Autres fonctionnalités de l'application :
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Sortir pour rentrer :Utilisez la fonction « Sortie pour réentrée » et scannez un billet pour indiquer qu'il n'a pas été utilisé, afin que le visiteur puisse revenir.
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Rechercher par nom, e-mail ou numéro de confirmation :Si un client n'a pas de billet, recherchez-le par son nom/adresse e-mail ou numéro de confirmation, vérifiez son identité si nécessaire, puis saisissez le numéro de billet pour l'admettre.
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Statut :Consultez le total actuel des billets vendus et des entrées.
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Informations détaillées sur l'acheteur :Touchez une case de résultat pour afficher les détails du billet, de l'acheteur et de l'achat.
Dans les coulisses / Résultat principal rapide / Coupure de réseau d'urgence
Lorsque vous activez le contrôle d'accès, l'appareil télécharge les codes valides les plus récents et l'état d'entrée. Chaque analyse met à jour votre appareil afin qu'il conserve toujours une copie locale à jour.
Validation rapide :Chaque analyse affiche un premier résultat instantané basé sur les données locales (vert clair/rouge), puis confirme ce résultat auprès du serveur pour la validation finale et change de couleur pour un vert foncé/rouge (résultat final). Sur les réseaux lents, le premier résultat est généralement suffisant.
Panne de réseau d'urgence :En cas de coupure réseau, l'analyse peut se poursuivre à partir des données stockées localement. Elle permet de valider les tickets et de détecter les doublons dans une certaine mesure.
Validation hors ligne :
Si vous ne disposez pas d'une connexion internet fiable à la porte d'entrée, vous pouvez utiliser le mode hors ligne avec certaines limitations.
Après avoir sélectionné l'événement, choisissez « Hors ligne » comme méthode de validation.
Sélectionnez le « Nombre de portes ». Tous les appareils doivent utiliser la même valeur.
Attribuez à chaque appareil un numéro de porte (Porte n° 1, Porte n° 2, etc.) et étiquetez les appareils en conséquence.
En mode hors ligne, avec plusieurs portiques, chaque portique n'accepte qu'une partie des billets (une plage de billets) afin de détecter les doublons. Chaque billet affiche une valeur « G » (G1 à G10) sous le code-barres. Le système indique les valeurs « G » acceptées par chaque portique. Affichez la signalétique pour que les visiteurs empruntent le portique correspondant à leur valeur « G ».
Cliquez sur « Télécharger les données » pour télécharger les codes valides sur votre appareil.
Notes:
- Téléchargez/actualisez les données une fois les modifications de billets terminées. Vous pouvez continuer à vendre des billets après le téléchargement des données.
- Ne rechargez pas les données après le début de l'analyse, sinon l'historique des saisies sera écrasé et des doublons risquent d'être manqués.
- En mode hors ligne, les retours/remboursements doivent être désactivés après le téléchargement des données.
Bonne pratique à la porte :
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Pour les événements de moyenne et grande envergure, la rapidité est essentielle. Désignez un membre du personnel dédié (souvent équipé d'une tablette plus grande) pour gérer les exceptions afin de garantir la fluidité du flux principal.
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Numérisation à une main : Les scanners Bluetooth recommandés peuvent se fixer à l’arrière d’un téléphone. Vous pouvez utiliser du ruban adhésif double face comme Scotch® Reusable Tapes.
Test avec de vrais tickets :
Effectuez un test de numérisation en achetant des billets, puis en annulant la facture et en retournant les billets. Vous pouvez également effectuer un test avec des commandes existantes issues des rapports.
Pour annuler le scan des billets, vous avez deux options :
1- Passez en « Mode Sortie » et scannez les mêmes tickets pour les marquer comme non entrés.
2- Modifiez l'événement et utilisez « Réinitialiser le résultat de l'analyse » depuis l'onglet Détails.
Signaler les tickets scannés :
1- Le Panneau de configuration > Rapports > Rapport d'analyse Affiche chaque billet et l'heure de son dernier scan (une ligne par participant). Si l'historique des scans est activé, il peut afficher tous les scans d'entrée/sortie.
2- Le rapport Panneau de configuration > Rapports > Billets vendus comprend une colonne « Scanné » indiquant si (et quand) un billet a été scanné.
Remarque : Par défaut, seule la dernière heure de scan est enregistrée. Activez l’enregistrement des journaux d’audit pour cet événement afin d’enregistrer chaque scan d’entrée/sortie et l’utilisateur du contrôleur de portail.
