Ticketor - How to: Control de Puertas y Validación de Entradas Electrónicas

Control de Puertas y Validación de Entradas Electrónicas

En esta sección, aprenderás sobre los diferentes métodos de control de accesos y validación de entradas.

Para aprender acerca de los equipos compatibles y comprar uno, echa un vistazo a Encontrar / comprar equipo de taquilla y de escaneo

To learn about running the application in kiosk mode, also known as single app or pinned mode, check out Running the Gate Control and POS app in kiosk mode

La idea:

El propósito del control puertas es validar las entradas en la puerta y admitir entradas válidos para tu evento mientras distingues y rechazas todas las entradas inválidas y duplicadas.

  • Entradas Inválidas: Las entradas que se generen de forma fraudulenta o que pertenezcan a otro evento u otra actuación de este evento o que se compren pero sean reembolsadas posteriormente.
  • Entradas Duplicadas: Son entradas que se imprimen o copian más de una vez y se utilizan para admitir a más de una persona en el evento.

Para lograr este objetivo, cada entrada tiene un código numérico único y difícil de generar. El código se imprime en cada entrada como valor numérico legible por el ser humano, justo debajo del código de barras. El mismo código también se imprime en las entradas, en un formato legible por máquina, como código de barras y como código QR. En otras palabras, el código de barras, el código QR y el número impreso debajo del código de barras, todos representan el mismo código.

En la puerta de ingreso, el código debe ser leído de la entrada y validado contra una lista de todos los códigos válidos para el evento. Si el código existe en la lista, la entrada es válida.

A continuación, el código debe marcarse de la lista para indicar que esta entrada ya se ha utilizado y, por lo tanto, no puede ser utilizada por posibles duplicados de la misma entrada.

Además de la precisión, uno de los factores importantes en el control de accesos es la velocidad. Una buena solución de control de puertas debe ser capaz de leer el código y validarlo lo más rápido posible para evitar demoras en la admisión.

Otra preocupación, si tienes más de una puerta, es la sincronización. Es importante que las listas de verificación de admisión de todas las puertas estén sincronizadas y cuando se marca una entrada de una lista, se refleja en todas las demás listas al mismo tiempo.

Ticketor ofrece diferentes métodos de control de accesos para apoyar eventos tan pequeños como una fiesta con una docena de invitados hasta conciertos o festivales con decenas de miles de asistentes y puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

Para obtener más información y familiarizarte con el concepto, por favor échale un vistazo a artículo

Método 1: Lista de Admisión

En el método más básico del control de accesos, apropiado para eventos pequeños con una sola puerta, puedes imprimir una lista de admisión desde Panel de Control > Eventos y Lugares > Lista de Admisión, que es una lista de verificación de todos los códigos válidos para el evento con el nombre y la información del comprador. Luego, lee el código numérico de cada entrada y búscalo en la lista de verificación y marca el código de la lista.

Método 2: Utiliza un smartphone/tablet/laptop con un escáner de código de barras externo opcional.

Google PlayApp Store

En este método puedes utilizar un teléfono inteligente, una tableta o un ordenador portátil (en adelante lo llamaremos el "dispositivo") y un lector de código de barras Bluetooth o USB opcional.

Para leer el código de barras o el código QR se utiliza la cámara del aparato o un lector de código de barras externo. Si utilizas un lector de código de barras externo, el lector de código de barras leerá el código de barras y transmitirá el código numérico al dispositivo para su validación.

El dispositivo se comunica con el servidor de Ticketor a través de Internet para validar la entrada en una lista central y muestra el resultado de la validación en la pantalla. Este método garantiza que todos los dispositivos de control de accesos se validen en una única lista central y estén siempre sincronizados. Además, tienen acceso a la información más reciente, lo que significa que puedes seguir vendiendo entradas, añadiendo nuevas o haciendo devoluciones, incluso después de abrir las puertas, y los dispositivos se adaptan a todas las actualizaciones. (para las opciones de validación fuera de línea, en caso de que no haya acceso a Internet en la puerta, continúa leyendo)

 

Leyendo el código

  1. Puedes utilizar un dispositivo Android o IOS junto con nuestra aplicación "Ticketor Gate" de Google Play o App Store para leer los códigos de barras o QR.
  2. Puedes utilizar cualquier dispositivo con un navegador moderno (Chrome para Android y Windows o Safari para IOS) en conjunto con nuestra aplicación de control de aceesos en el navegador, ubicada en "Panel de Control > Eventos y Lugares > Control de Puerta" o directamente desde: https://www.ticketor.com/gate
  3. En cualquier caso, puedes utilizar la cámara del dispositivo o un escáner de código de barras externo. Para utilizar la cámara, el dispositivo debes estar equipado con una cámara de alta calidad.
  4. No se recomienda utilizar la cámara de un teléfono como único método de escaneo para eventos más grandes, ya que la cámara puede ser lenta para enfocar y escanear entradas. La calidad y la velocidad varían dependiendo de tu cámara y de si la cámara admite el enfoque automático. Al usar la cámara, experimentarás resultados mucho más rápidos y precisos al escanear los códigos QR en lugar de los códigos de barras. Escanea algunas entradas antes del evento para asegurarte de que tu teléfono y tu cámara te dan la velocidad que necesitas. Para escanear las entradas de forma más rápida y profesional, puedes utilizar un escáner de código de barras externo. El lector de código de barras lee el código de barras o el código QR más rápido y a mayor distancia, y luego transmite el código numérico a tu dispositivo mediante Bluetooth o USB. Si utilizas un escáner de código de barras externo, realmente no necesitas dispositivos de gama alta y puedes realizar la validación utilizando teléfonos o tablets Android de gama baja muy asequibles.
  5. Puedes comprar un escáner de código de barras o un dispositivo de lectura de código de barras en Tienda de Ticketor.

Algunas notas:

  • Las cámaras pueden escanear tanto desde las entradas de papel como desde la pantalla del teléfono del comprador.

  • Las cámaras tienen mucho mejor rendimiento en la lectura de códigos QR que los códigos de barras. Así que siempre intenta con un código QR si es posible.

  • La mayoría de los dispositivos lectores de código de barras pueden escanear tanto desde las entradas de papel como desde la pantalla del teléfono del comprador. Comprueba en las especificaciones si el tuyo puede leer en la pantalla.

  • Los dispositivos lectores de código de barras, vienen en variaciones 1D (1 dimensión) o 2D (2 dimensiones). Los escáneres 2D pueden escanear tanto códigos de barras como códigos QR, mientras que los escáneres 1D sólo pueden leer códigos de barras. Puedes obtener resultados más rápidos con escáneres 2D.

Instrucción:

  1. Instalar la aplicación:

    Si estás utilizando un dispositivo Android o IOS, instala la aplicación "Ticketor Gate" desde Google Play o App Store.

    Como alternativa, o si estás utilizando cualquier otro tipo de dispositivo, descarga e instala la última versión de Google Chrome o Safari (para IOS). Luego ve a "Panel de Control > Eventos y Lugares > Control de Puertas" o al enlace directo en: https://www.ticketor.com/gate. En la mayoría de los navegadores, el navegador te notificará que instales la herramienta como una aplicación en su dispositivo o puedes ir al menú del navegador y seleccionar la opción de añadir a la pantalla de inicio. La herramienta se instalará como una aplicación en tu dispositivo.

    Ten en cuenta que si deseas escanear con la cámara, necesitas la aplicación Android/IOS o necesitas un navegador compatible que permita el acceso a la cámara. El navegador recomendado es Chrome para todos los sistemas y Safari para IOS.

  2. Conectar el lector de código de barras (omite este paso si estás planeando usar la cámara)

    Cuando conectas un escáner de código de barras a tu dispositivo, funciona como un teclado. Lee el código de barras y lo envía a tu dispositivo como si estuviera escrito en un teclado. Mientras que un escáner de código de barras USB envía los datos a través del cable USB, un escáner Bluetooth envía el valor de forma inalámbrica a través de las señales Bluetooth.

    Casi todos los teléfonos inteligentes y tabletas son compatibles con Bluetooth y se pueden utilizar con un escáner Bluetooth inalámbrico. Es posible que algunos portátiles y la mayoría de los ordenadores de escritorio no tengan la funcionalidad Bluetooth y necesiten un adaptador Bluetooth o puedan utilizar escáneres USB. Por otro lado, la mayoría de los teléfonos inteligentes y tablets (aunque tengan un puerto USB o micro-USB) no pueden usar un lector de código de barras USB.


    En el caso de los escáneres USB, basta con conectar el cable a un puerto USB del dispositivo para que funcione automáticamente. Los lectores de códigos de barras Bluetooth deben emparejarse con el dispositivo. El proceso de emparejamiento es similar al emparejamiento de un manos libres Bluetooth. Por lo general, el proceso consiste en poner el escáner de código de barras en modo de emparejamiento y, a continuación, mediante la búsqueda de dispositivos Bluetooth en tu dispositivo, seleccionar el escáner de código de barras entre el conjunto de resultados y hacer clic en el botón de emparejamiento. Es posible que el dispositivo te pida que introduzcas un pin en el dispositivo y en el lector de código de barras antes de que finalice el emparejamiento. Sólo es necesario emparejar una vez y en cuanto el dispositivo esté emparejado con el escáner, podrán trabajar juntos. Si estás utilizando varios dispositivos y escáneres para varias puertas, asegúrate de marcar los dispositivos para saber qué escáner está emparejado con qué dispositivo.

    Para obtener más información sobre el emparejamiento del escáner Bluetooth, consulta el manual del usuario del escáner y del dispositivo.

    Para comprobar si el escáner está conectado a tu dispositivo, basta con abrir un editor de texto o cualquier aplicación con un campo de texto, hacer clic en el campo de texto para activarlo y, a continuación, escanear cualquier código de barras. El valor del código de barras debe aparecer en el campo de texto.

  3. Usar la aplicación de escaneo o la página web

    1. Si estás utilizando la aplicación Ticketor Gate, inicia la aplicación. De lo contrario, ejecuta el navegador y ve a tu sitio y luego "Panel de Control > Eventos y Lugares > Control de Puertas " o directamente a "": https://www.ticketor.com/gate

      La aplicación y la página web de control de puertas funcionan de forma similar.

    2. Es posible que tu navegador te pregunte "Este sitio web está intentando guardar datos en su dispositivo". Asegúrate de permitir que se guarden los datos. Te permitirá navegar para cargar esta página incluso cuando no estés conectado a Internet.

    3. Si no has iniciado sesión, se te pedirá que inicies sesión como administrador, organizador de eventos o controlador de puertas. Si te conectas como administrador o controlador de puertas, podrás realizar el control de puertas para todos los eventos próximos, pero si te conectas como organizador, sólo podrás acceder a tus propios eventos.

    4. Si estás utilizando la aplicación, utiliza Ticketor.com para la "Dirección del Sitio Web".

    5. En la página siguiente, selecciona el evento que deseas preparar para el control de puertas.

    6. Si vas a tener acceso a Internet (Wi-Fi, 3G, 4G, etc.) en la puerta, selecciona "En Línea" para el tipo de validación (recomendado); de lo contrario, selecciona "Sin Conexión" y lee más sobre la validación de la puertas sin conexión a continuación.

    7. Vaya a la página de Control de Puertas. En la página web, haz clic en "Descargar Datos" antes de pasar a la página de control de puertas.

    8. Escaneando:

      • Introduce el código de barras manualmente: Toca el cuadro de texto Código de Barras para activarlo. Utilizando el teclado del dispositivo, introduce manualmente un código numérico válido o no válido y pulsa Intro.

      • Utiliza un lector de código de barras externo: Toca el cuadro de texto Código de Barras para activarlo (el cuadro debe estar seleccionado para que el escáner de código de barras lo escanee correctamente). Escanea el código de barras utilizando el lector de código de barras conectado. El valor debe aparecer en la casilla de código de barras y ser validado inmediatamente. No necesitas presionar la tecla Intro. ni tocar la pantalla.

      • Usando la cámara: Toca el icono/pestaña de la cámara. A continuación, mantén el código QR (preferiblemente) o el código de barras delante de la cámara. Mantenlo por un par de segundos hasta que la cámara enfoque y escanee el código de barras.

      Tan pronto como termina la lectura del código, el valor se envía para su validación y debes ver el resultado como una caja roja o verde que representa el resultado de la validación. Si la entrada no es válida, verás una ventana emergente que debes cerrar antes de escanear la siguiente entrada, de lo contrario puedes seguir escaneando la siguiente entrada sin tocar la pantalla.

      Si la entrada es válida, se mostrará en una casilla verde y tu dispositivo emitirá un bip de éxito, si no, el resultado se mostrará en una casilla roja, la razón del fallo aparecerá y tu dispositivo emitirá un bip de fallo.

      Evita tocar la pantalla para un escaneo continuo. Sigue escaneando sin tocar la pantalla a menos que aparezca una entrada inválida.

      Encuentra la mejor distancia entre la cámara o el escáner de código de barras y la entrada. Si la entrada se cierra o está demasiado lejos, es posible que no se escanee.

Otras características de la aplicación:

  1. Salir para reingresar: Si alguien tiene que abandonar el recinto y luego volver, puedes cambiar al modo "Salir para volver a entrar" y escanear su entrada. Se marcará la misma como "no ingresada" para que puedan volver a utilizarla cuando regresen.

  2. Buscar por nombre, correo electrónico o número de confirmación: Si el cliente no tiene sus entradas consigo, puede buscar y admitir sus entradas por nombre, correo electrónico o número de confirmación. Cambia a la pestaña "Nombre/Email" e introduce algunas letras del nombre o correo electrónico del comprador, selecciona el comprador en la lista para autocompletar y haz clic en "Buscar Entradas". O cambia a la pestaña "Número de Confirmación" y busca por su número de confirmación. Si se encuentran las entradas, es posible que desees verificar la identidad del comprador para asegurarte de que es el comprador (propietario) real de la entrada. A continuación, haz clic en cada número de entrada para admitirla.

  3. Estado: Haz clic en el botón de estado para obtener el último estado de las entradas vendidas y admitidas.

  4. Información detallada del comprador: Haz clic en cualquier casilla del resultado de la validación para ver más detalles sobre la entrada, el comprador y la información de compra.

Detrás de escena / Resultados primarios rápidos / Emergencia por corte en la red

Tan pronto como se accede a la página de validación de puertas, el dispositivo se comunica con el servidor y obtiene la última versión de los códigos válidos y si los has introducido o no. Cada vez que escaneas una nueva entrada, el servidor envía la actualización más reciente a tu dispositivo. De este modo, tu dispositivo conserva en todo momento una copia de la última versión de la lista de admisión.

Validación rápida: Cada vez que se escanea un código, el dispositivo realiza una validación primaria utilizando la copia de los datos que tiene localmente y muestra instantáneamente el resultado de la validación primaria. El resultado de la validación primaria se muestra en verde claro o rojo claro. A continuación, el dispositivo se pone en contacto con el servidor para obtener el resultado final de la validación y cambia el resultado de la validación a verde o rojo. En una red normal, esto ocurre tan rápido que no verás el resultado de la validación primaria. Pero si la red es lenta, puedes confiar con bastante precisión en el resultado primario.

Emergencia por corte en la red: Si la red se cae y necesitas seguir escaneando, puedes hacerlo utilizando los datos disponibles localmente en el dispositivo. La lista puede verificar con precisión la validez de la entrada y puede detectar duplicados hasta cierto punto.

Validación sin conexión:

Si no tienes acceso a Internet confiable en la puerta, puedes utilizar el sistema de control de puertas con algunas limitaciones.

En la aplicación de control de puertas (preferiblemente) o en el sitio web, después de seleccionar el evento, selecciona "Sin Conexión" como método de validación.

Selecciona el "Número de Puertas". Todos los dispositivos deben tener el mismo valor.

A continuación, selecciona el número de puerta que escanea cada dispositivo. Por ejemplo, si tienes 3 puertas, se debe asignar un dispositivo a la puerta #1, un dispositivo a la puerta #2 y uno a la puerta #3. Etiqueta cada dispositivo con el número de la puerta.

Si tienes más de una puerta, ya que los dispositivos no pueden comunicarse a través de la red y, por lo tanto, no hay una lista central que se pueda utilizar, cada puerta sólo debe admitir un subconjunto (un rango) de entradas para que se puedan identificar los duplicados. Para lograr esto, cada subconjunto de clientes DEBE entrar por una puerta específica. En las entradas electrónicas y debajo del código de barras hay un valor que empieza por "G". Este valor oscila entre "G1" y "G10". Al seleccionar el número de puerta, el sistema te indicará qué valores de G están siendo admitidos por esta puerta/dispositivo. Debes hacer señales que expliquen qué puerta debe usar cada persona para entrar basándose en el valor "G" de su entrada. Así que la puerta 1 sólo puede admitir G1, G2, y G3 y otras puertas admiten el resto.

Haz clic en el botón "Descargar datos" para descargar la lista de códigos de barras válidos en tu dispositivo.

Notas:

  • Asegúrate de descargar/actualizar los datos después de que se hayan realizado todas las modificaciones (añadir, actualizar, eliminar) en las entradas. Si por casualidad necesitas añadir/eliminar enntradas después de haberlas descargado, debes volver a esta página y actualizar los datos. La venta de entradas está bien y puedes continuar la misma después de descargar la fecha.
  • Si estás utilizando el método sin conexión, no recargues los datos después de comenzar a escanear las entradas. La información de las entradas se sobrescribirá y, por lo tanto, las que se encuentran duplicadas no podrán ser capturadas.
  • Si estás utilizando el método sin conexión, las Devoluciones y Reembolsos deben deshabilitarse después de descargar los datos.

Buenas prácticas en la puerta:

  1. Para eventos medianos y grandes, en los que se espera que una gran cantidad de público se presente al mismo tiempo, la velocidad es muy importante. Una persona con entradas poco legibles u olvidadas o las entradas que no se escanean o validan, pueden retrasar la fila durante varios minutos. Es bueno que puedas tener a alguien con una tablet más grande que pueda manejar los casos especiales. Si el controlador de puertas no puede escanear las entradas, puedes simplemente mover a la persona a esa fila especial y mantener la fila en marcha.

  2. Scanning with one hand: The recommended Bluetooth scanners are designed in a way to easily get attached to the back of the phone. You can use a double tape such as Scotch® Reusable Tapes to attach them to the back of your phone.

Probando con entradas reales:

Puedes comprar entradas desde tu sitio para probar el escaneo y luego anular la factura y devolver las entradas. Alternativamente puedes probar con las entradas que tus compradores han comprado en el informe de "Ventas & Facturas".

Luego de escanear las entradas, para deshacerlo tienes 2 opciones:

1- Cambia la aplicación del escáner a "Modo de Salida" y escanea las mismas entradas en el modo de salida. Eso hace que la entrada se marque como no escaneada.

2- Edita el evento desde la pestaña de detalles, y haz clic en el botón para "Restablecer el resultado del escaneo".

Reportando las entradas escaneadas:

El informe en Panel de Control > Eventos y Lugares > Venta de Entradas tiene una columna de 'Escaneado' que muestra si una entrada es escaneada y a qué hora.

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