Vous avez deux façons de réutiliser un événement : le dupliquer ou le rendre récurrent.
1- Dupliquer un événement
Utilisez la duplication lorsque vous n'avez besoin que de quelques événements distincts, ou lorsque les événements sont similaires mais ne font pas partie du même calendrier répétitif.
Créez le premier événement, vérifiez-le attentivement, puis modifiez-le et utilisez l'option « Dupliquer » de l'onglet « Détails ». Un nouvel événement est ainsi créé et vous pouvez le modifier indépendamment.
Vous pouvez également dupliquer un événement déjà existant, comme celui de l'année dernière. Les événements passés sont disponibles dans le Gestionnaire d'événements ; ajustez les filtres si vous ne les voyez pas.
Les billets vendus ne sont pas copiés tels quels. L'événement dupliqué redémarre à zéro, et tous les billets sont de nouveau disponibles.
Le document est privé par défaut ; les acheteurs ne peuvent donc pas le voir tant que vous n'avez pas terminé de le modifier. Une fois prêt, désactivez l'option « privé » et rendez-le public.
Les événements dupliqués ne sont pas liés. Modifier un événement n'entraîne pas la modification des autres.
2- Créer un événement récurrent
Utilisez les événements récurrents lorsque le même événement se produit plusieurs fois selon un calendrier précis, comme les entrées quotidiennes, les cours hebdomadaires, les visites guidées ou les spectacles.
Commencez par créer l'événement comme un événement unique. Testez d'abord sa configuration, puis transformez-le en événement récurrent et ajoutez la planification.
Dans le planificateur, utilisez « Dates de l'événement » pour ajouter les dates et heures de l'événement. Cliquez sur « Ajouter des dates d'événement » et choisissez une seule date, un intervalle de temps quotidien, hebdomadaire, mensuel (par date) ou mensuel (par jour de la semaine).
Utilisez « Dates ignorées » pour les jours fériés, les jours de fermeture ou toute autre date à ne pas proposer. Cliquez sur « Dates ignorées » et ajoutez les dates ou la période à ignorer.
Pour réutiliser un planning, cliquez sur l'icône de copie située à côté de celui-ci dans « Dates des événements » ou « Dates manquées ». La copie s'ouvre alors pour modification, vous permettant d'en changer l'heure ou la date. Par exemple, copiez un planning de 18h00 et modifiez la copie pour qu'elle affiche 20h00 afin de proposer deux créneaux horaires par jour.
Pour créer des créneaux horaires réguliers, cliquez sur l'icône d'horloge (« Générer des créneaux horaires ») à côté d'un calendrier « Dates de l'événement ». Saisissez l'heure de début, l'heure de fin et l'intervalle en minutes, puis cliquez sur « Générer ». Ce calendrier remplace le calendrier initial par un calendrier pour chaque heure de début, en conservant les mêmes dates et la même fréquence. L'heure de fin correspond à la limite : aucun créneau ne peut commencer à cette heure. Par exemple, de 17 h à 18 h avec un intervalle de 20 minutes, des créneaux sont créés à 17 h, 17 h 20 et 17 h 40.
Par exemple, vous pouvez ajouter des dates d'événement pour chaque samedi et dimanche de l'été, puis ajouter des dates ignorées pour les week-ends où l'événement est fermé.
Sur votre liste d'événements publics, les acheteurs voient l'événement récurrent comme un seul événement. Lorsqu'ils achètent des billets, ils choisissent la date et l'heure dans le calendrier.
Si vous proposez plusieurs créneaux horaires chaque jour, cochez la case « Demander aux clients de sélectionner une date avant de choisir une heure » sous le calendrier. Les clients sélectionnent d'abord une date, puis choisissent un créneau parmi les disponibilités. Cela simplifie la navigation dans le calendrier. Sur un calendrier affichant plusieurs événements, les clients sélectionnent la fiche « Choisir une heure » de l'événement correspondant à cette date. Décochez cette option pour afficher tous les créneaux horaires directement dans le calendrier.
Un événement récurrent est un modèle avec une planification. Dans « Panneau de configuration > Événements et lieux > Événements », les modèles récurrents sont marqués par l'icône .
Chaque instance d'événement est générée à la demande, généralement lorsqu'un acheteur commence à acheter des billets pour cette date et cette heure. Cela permet de garder la liste des événements gérée par l'administrateur plus claire, même si le calendrier comporte de nombreuses dates.
Les instances générées sont marquées d'une icône tant qu'elles sont liées au modèle. Si vous modifiez une instance séparément, elle est marquée d'une icône .
Vous pouvez modifier un événement individuellement si une date nécessite un prix différent, un titre ou une description différente, des places bloquées ou d'autres modifications spécifiques. Si l'événement n'est pas encore affiché, ajoutez un billet pour cette date au panier afin de le générer, puis modifiez-le depuis le Gestionnaire d'événements.
Si vous mettez à jour le modèle récurrent ultérieurement, les futures instances générées utiliseront le modèle mis à jour. Les instances ayant déjà vendu des billets, ou celles que vous avez modifiées séparément, conservent leurs modifications, sauf si vous sélectionnez « Écraser toutes les futures instances de cet événement récurrent » lors de l'enregistrement du modèle. L'option « Écraser » ne modifie pas les ventes de billets, les changements de prix, les sièges bloqués ou les sièges vendus.
Important : Vérifiez toujours le calendrier après avoir enregistré une programmation récurrente. Assurez-vous que les dates des événements sont correctes, qu’aucune date supplémentaire n’a été créée et que les jours fériés ou les dates fermées sont bien indiqués comme dates ignorées.
Les événements récurrents, avec des créneaux horaires, qui peuvent être utilisés pour admettre les visiteurs à un événement ou une activité, sont expliqués en détail dans le blog et la vidéo suivants :
Comment créer des événements récurrents, des classes ou un système de réservation avec des créneaux horaires, en utilisant Ticketor
